Event zaczyna się wcześniej. Paper RSVP zmienia standardy wydarzeń branżowych

Na świecie rośnie trend myślenia o eventach jako o procesie, a nie jednorazowym momencie. RSVP staje się częścią designu doświadczenia, a nie tylko narzędziem logistycznym. Podobnie jak check-in przestaje być operacją administracyjną, a zaczyna być elementem narracji. W tym kontekście na tegorocznych MOSKITACH pojawił się PAPER – jako narzędzie, które pozwoliło ten sposób myślenia realnie wdrożyć w praktyce.

Zmiana w kulturze eventowej

PAPER To cyfrowa platforma do zapraszania gości, zarządzania RSVP i płynną obsługą wejścia na wydarzenia – zaprojektowana tak, żeby zastąpić rozproszone arkusze, manualne listy i komunikację prowadzoną równolegle w wielu kanałach jednym, spójnym systemem. Co jednak ważne, PAPER pojawił się na tegorocznych MOSKITACH nie jako „narzędzie do RSVP”, ale część całego doświadczenia. I bardzo szybko okazało się, że w przypadku wydarzeń z pogranicza mody, kultury i mediów wejście bywa dziś równie ważne jak to, co dzieje się później na scenie. Co istotne, to warszawski startup założony przez osoby związane z branżą kreatywną, które same przez lata funkcjonowały w realiach produkcji wydarzeń i bardzo dobrze znają ten problem od podszewki.

Największy event K MAG-a w nowej odsłonie

MOSKITY to największy event K MAG-a w ciągu roku – i od początku miały być czymś więcej niż branżową Galą. To nagrody nowej generacji dla nowego pokolenia twórców – artystów funkcjonujących równolegle między różnymi dyscyplinami. W tym roku, obok kategorii fotografia, sztuka, muzyka, film i moda, pojawiła się także nowa kategoria beauty by Kérastase, dlatego nasze przygotowanie merytoryczne musiało być na najwyższym poziomie – trudno w takiej sytuacji poświęcać całą uwagę listom na wejściu.

Rozproszone listy i równoległe systemy

Każdy, kto organizował w Polsce duży event modowy albo kulturalny, zna ten scenariusz. Rozproszone listy gości. Potwierdzenia wysyłane na Instagramie. Zmieniające się nazwiska. Kilka arkuszy Google Sheets otwartych jednocześnie przez różne osoby z zespołu. I kolejka przy wejściu, która potrafi ciągnąć się przez pół miasta – w przypadku naszego eventu, od Muzeum Narodowego aż po palmę na Rondzie de Gaulla. Dlatego przy tegorocznej edycji MOSKITÓW zależało nam na czymś bardzo prostym: żeby wejście było częścią tego samego doświadczenia co reszta wieczoru, i w tym pomógł nam PAPER.

Logistyka jako część estetyki

To, co od razu zwróciło moją uwagę, to brak typowego „event-techowego” ciężaru. PAPER nie próbuje wyglądać jak korporacyjne narzędzie do zarządzania konferencją. Interfejs jest czysty, intuicyjny i właściwie niewidzialny. Goście dostawali spersonalizowane zaproszenia w estetyce K MAG-a, a obecność mogli potwierdzić w kilka sekund: dodać wydarzenie do Apple Wallet i przejść przez check-in bez zbędnego zatrzymywania ruchu przy wejściu.

Dla mnie, jako osoby funkcjonującej w mediach, kluczowy okazał się też sam kalendarz wydarzeń w aplikacji. W branży, która funkcjonuje dziś w permanentnym overlapie premier, pokazów, kolacji i otwarć, możliwość sprawdzenia na bardzo wczesnym etapie, czy data nie koliduje z innymi wydarzeniami, okazuje się zaskakująco cenna. To tutaj widać branżowe doświadczenie założycieli. Ta niby prosta funkcja dobrze pokazuje zmianę sposobu myślenia o eventach: mniej gaszenia pożarów, więcej projektowania doświadczenia z wyprzedzeniem.